Como a prefeitura contrata software para a Secretaria de Educação

A prefeitura contrata software para a Secretaria de Educação pelas regras da Lei 14.133/2021, a nova lei de licitações. Na prática, há três caminhos: a dispensa por valor, quando o contrato fica abaixo do limite do ano; o pregão eletrônico, para valores maiores; e, em alguns casos, a adesão a uma ata de registro de preços de outro órgão. Este guia resume o que cada caminho exige, com os valores de 2026, e o que a Secretaria prepara antes de chamar o setor de compras.

Um aviso antes de começar: este guia é informativo. A escolha da modalidade é decisão do setor de compras e da assessoria jurídica ou procuradoria do município, que conhecem as normas locais.

Primeiro: a necessidade, não o produto

Toda contratação começa com o estudo técnico preliminar (ETP), o documento que descreve a necessidade da administração e as formas de atendê-la. Para a Secretaria, é a parte mais importante, porque é onde ela explica o problema com as palavras da rede.

Um bom ETP para um software de acompanhamento das escolas responde a perguntas como estas:

• Que trabalho a equipe técnica faz hoje, e como? (Planilhas, formulários, mensagens, visitas.)
• Quantas escolas e quantas pessoas vão usar? Quem na escola, quem na Secretaria?
• Que programas a rede precisa acompanhar e prestar contas? (VAAR, PAR, PDDE, alfabetização, ações próprias.)
• Que resultado a rede espera ao fim de um ano?
• Que dados o sistema vai tratar? Há dado pessoal de estudante?

Descreva a necessidade de forma que mais de um fornecedor possa atendê-la. Um ETP que descreve um produto específico, com nome e telas, limita a competição e pode ser questionado pelo controle externo.

Caminho 1: dispensa por valor

A Lei 14.133/2021 permite contratar compras e serviços sem licitação abaixo de um limite que é atualizado todo ano (Lei 14.133/2021, art. 75, inciso II). Para 2026, o Decreto 12.807/2025 fixou esse limite em R$ 65.492,11, em vigor desde 1º de janeiro de 2026. O mesmo decreto revogou o Decreto 12.343/2024. Vale conferir se os modelos de documento da prefeitura já citam o decreto novo, porque alguns processos de 2026 ainda citam o antigo.

Três cuidados com a dispensa:

O limite soma o ano. A lei manda considerar o somatório do que a unidade gestora gasta no exercício com objetos da mesma natureza (Lei 14.133/2021, art. 75, §1º). Se a Secretaria já contratou outro software parecido no mesmo ano, os valores se somam.

A divulgação prévia. A lei prevê que a dispensa seja, preferencialmente, precedida de aviso em sítio eletrônico oficial por pelo menos 3 dias úteis, para receber propostas de outros interessados (Lei 14.133/2021, art. 75, §3º).

O contrato precisa estar no PNCP. Como toda contratação da nova lei, a dispensa é divulgada no Portal Nacional de Contratações Públicas.

Para um software cobrado por escola, o número de escolas da rede é o que decide se o contrato cabe no limite. Uma rede menor, ou uma implantação que começa por parte das escolas, tem mais chance de caber.

Caminho 2: pregão eletrônico

Para valores acima do limite da dispensa, software de uso comum (com padrões de desempenho e qualidade que o edital consegue descrever objetivamente) é contratado por pregão, quase sempre eletrônico. É o caminho que a maioria dos municípios usa para sistemas de gestão.

O pregão pede mais preparo: ETP, termo de referência, pesquisa de preços, edital, sessão pública e julgamento. Em compensação, abre a disputa e dá à rede um preço de mercado documentado.

Caminho 3: adesão a ata de registro de preços

O sistema de registro de preços permite que um órgão registre preços numa licitação e que outros órgãos contratem a partir dessa ata, a chamada adesão (Lei 14.133/2021). Para aderir, o município precisa justificar a vantagem da adesão, mostrar que os preços são compatíveis com o mercado e obter a concordância do órgão gerenciador e do fornecedor.

Há limites. Cada órgão que adere pode contratar até 50% dos quantitativos de cada item registrado (Lei 14.133/2021, art. 86, §4º), e o total das adesões não pode passar do dobro do quantitativo registrado (Lei 14.133/2021, art. 86, §5º). A Lei 14.770/2023 passou a permitir que municípios façam adesão a atas de outros municípios quando a ata vem de licitação (Lei 14.133/2021, art. 86, §3º, inciso II (redação da Lei 14.770/2023)). Normas municipais podem restringir a adesão, por isso a consulta à procuradoria é obrigatória aqui.

E a inexigibilidade?

A inexigibilidade (Lei 14.133/2021, art. 74, §1º) vale quando só um fornecedor pode atender à necessidade, comprovado por documento idôneo, e sem preferência por marca. Software de acompanhamento ou de gestão é vendido por muitas empresas, e o argumento de exclusividade costuma não se sustentar. É um caminho de risco para esse tipo de contratação.

O que pôr no termo de referência de um software

O termo de referência transforma a necessidade do ETP em obrigações do contrato. Para um software usado por escolas e pela Secretaria, alguns itens evitam problemas depois:

• Unidade de medida e quantidade. Por escola, por usuário ou por rede, por ano. Cotar por escola torna o item divisível: a rede pode começar por parte das escolas e ampliar depois.
• Quem usa. Perfis da Secretaria e das escolas, e o que cada um vê.
• Implantação. Cadastro das escolas, convite das pessoas, orientação inicial e prazo.
• Suporte. Canal, horário e prazo de resposta.
• Dados pessoais. Quais dados o sistema trata, o papel de cada parte na LGPD, os suboperadores e a comunicação de incidentes. Se o sistema não precisa de dado de estudante, diga isso.
• Acesso e disponibilidade. Navegador, celular, login.
• Fim do contrato. O que acontece com os dados e por quanto tempo ficam disponíveis.

Para não começar do zero, há modelos de termo de referência, ETP e pesquisa de preços escritos sem marca, para o setor de compras adaptar.

Como o Bordi Rede é contratado

O Bordi Rede é contratado pela Secretaria, para a rede inteira, com preço por escola, por ano. Foi dimensionado para redes de 11 a 50 escolas. Não há cartão nem assinatura pela internet: a proposta sai depois de uma demonstração, com o número de escolas da rede, e diz se o valor cabe no limite da dispensa.

Como o preço é por escola, a rede pode começar por parte das escolas e incluir as outras depois. Diretores, coordenadores e professores não pagam nada. No fim do contrato, nada é apagado: os recursos da rede saem de cena, o histórico fica guardado e volta como estava se a rede renovar.

Sobre dados: o Bordi não tem campo para nota, frequência ou matrícula, e, sem a autorização da direção da escola, a Secretaria vê os compromissos que mandou para cada escola, não o quadro interno da escola. O detalhe está na Política de Privacidade.

A modalidade, de novo, é decisão do setor de compras e da assessoria jurídica da rede. O que podemos fazer é entregar a proposta e as informações técnicas que o processo pedir.